La planeacion y la toma de decisiones

Para planificar hay que tener en cuenta ciertos pasos los cuales se explican a continuación:

1. Atención a las oportunidades: Aunque anterior al proceso de planeación como tal y por lo tanto fuera del proceso de planeación en sentido estricto, la atención a las oportunidades tanto en las condiciones externas como dentro de la organización es el verdadero punto de partida de la planeación.
2. Establecimiento de objetivos :  En este paso se debe establecer los objetivos para toda la empresa y posteriormente para cada una de las unidades de trabajo subordinadas , este procesos se debe hacer tanto para largo como al corto plazo , los cuales se deben especificar los resultados esperados por la empresa.
3. Desarrollo de premisas: En este paso de la planeación se trata de establecer, poner en circulación y obtener la aceptación de utilizar premisas decisivas de la planeación como pronósticos, políticas básicas aplicables y los planes ya existentes  de la compañía.
4. Determinación de cursos alternativos: En este paso de la planeacion se busca y examinar cursos de acción alternativos, especialmente los que no son perceptibles a primera vista.
5. Evaluación de cursos alternativos: Tras la búsqueda de cursos alternativos y el examen de sus ventajas y desventajas, el siguiente paso es evaluar las alternativas ponderándolas a la luz de las premisas y metas. En Casi toda situación se dispone de tantos cursos alternativos y son tantas las variables y limitaciones por considerar que la evaluación puede resultar un poco tediosa.
6. Selección de un curso de acción: Este es el punto en el que se adopta el plan, el verdadero punto de toma de la decisión , ocasionalmente , el análisis y evaluación de cursos alternativos revelara que dos o mas son aconsejables , de que el administrador debe optar por varios cursos de acción en lugar de uno solo , el mejor.
7. Formulación de planes derivados: Es raro que una vez tomada la decisión, planeación pueda darse por concluida, pues lo indicado es dar un paso adicional, para hacer un plan derivado en apoyo al plan básico.
8. Traslado de planes a cifras por medio de las presupuestación: después de tomadas las decisiones y luego de establecer los planes, el último paso para dotarlos de significados es trasladar a cifras convirtiéndolos en presupuestos. Generalmente los presupuestos de una empresa representan la suma total de sus ingresos y egresos, con sus utilidades o superávit resultantes.

Coordinación de planes a corto y largo plazo: Frecuentemente se elaboran planes a corto plazo sin tener en cuenta los de largo plazo. Esto definitivamente es un grave error. Nunca se debería elaborarse un plan a corto plazo que no contribuya al cumplimiento del correspondiente plan a largo plazo.

Objetivos: los objetivos son los importantes fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. Hay diferentes tipos de objetivos los que son a largo o corto plazo, los que son generales o específicos. Así pues, el acento debe ponerse en que se trate de objetivos verificables o cuantificables.

Jerarquía de Objetivos: Los objetivos forman una jerarquía, que va desde el propósito general hasta los objetivos individuales específicos. El punto mas alto de la jerarquía es el propósito, el cual tiene dos dimensiones. Primero existe el propósito de la sociedad y segundo, existe la misión o propósito de la empresa.

 Los objetivos deben traducirse adicionalmente en objetivos por división, departamento y unidad hasta el nivel inferior de la organización.

Proceso de establecimiento de objetivos y jerarquía organizacional: los administradores de los diferentes niveles de jerarquía organizacional se ocupan de diferentes tipos de objetivos. Los administradores de más alto rango participan más directamente en la determinación del propósito, misión y objetivos generales de la empresa. Los Administradores de nivel intermedio participan en el establecimiento de los objetivos de áreas de resultados claves, divisiones y departamentos. El interés básico de los administradores de nivel inferior es el establecimiento de los objetivos de departamentos y unidades, así como los de sus subordinados. 

Conceptos evolutivos de la administración por objetivos:   La administración por objetivos se practica actualmente en el mundo entero. Sin embargo, a pesar de sus amplias aplicaciones, no siempre resulta claro que se entiende por APO. Hay muchos que la conciben como un instrumento de evaluación; otros la entienden como una técnica motivacional, y otros la consideran como un instrumento de planeacion y control.

Inicios de la APO: ninguna persona en particular puede designarse como originadora de un método que enfatiza los objetivos. El sentido común ha indicado a la gente desde hace siglos que grupos e individuos esperan obtener algunos resultados finales. Sin embargo ciertos individuos han hecho énfasis desde hace tiempo en la administración por objetivos, con lo que han acelerado el desarrollo de esta como proceso sistemático. 

Énfasis en la evaluación de desempeño: En un artículo publicado en 1957 en Harvard business review Douglas McGregor critico los programas de evaluación tradicionales centrados en criterios de rasgos de personalidad para la evaluación de subordinados. De acuerdo con el método tradicional, los administradores deben juzgar la valía personal de los subordinados. McGregor propuso en cambio un nuevo método de evaluación, basado en el concepto de administración por objetivos de Drucker. Específicamente, los subordinados asumen la responsabilidad de establecer sus propios objetivos a corto plazo, los cuales revisan después con sus superiores.

Inclusión de la planeación a largo plazo en el proceso de la APO: La atención de los programas de  APO que subrayan la evaluación de desempeño y la motivación tiende a centrase en objetivos a corto plazo. Desafortunadamente, esta orientación puede resultar en un comportamiento administrativo indeseable. Por ejemplo, Un gerente de producción interesado en reducir costos de mantenimiento puede incurrir en el descuido de los gastos necesarios para la conservación de la maquinaria en buen estado. Frente a esas deficiencias, en la actualidad muchas organizaciones incluyen en sus programas de APO la planeacion a largo plazo y estratégica. 

 Enfoque de sistemas de la APO: La administración por objetivos ha sufrido muchos cambios; se le ha empleado en evaluaciones de desempeño, como instrumento para la motivación de los individuos y, mas recientemente, en la planeación estratégica. Sin embargo, al proceso de la APO pueden integrarse otros subsistemas administrativos, entre los que están el diseño de estructuras organizacionales, la administración de portafolios de negocios, el desarrollo de la administración, el desarrollo profesional, los programas de compensaciones y la presupuestación.