lunes, 10 de octubre de 2011

La planeacion y la toma de decisiones


Para planificar hay que tener en cuenta ciertos pasos los cuales se explican a continuación:

  1. Atención a las oportunidades: Aunque anterior al proceso de planeación como tal y por lo tanto fuera del proceso de planeación en sentido estricto, la atención a las oportunidades tanto en las condiciones externas como dentro de la organización es el verdadero punto de partida de la planeación.
  2. Establecimiento de objetivos :  En este paso se debe establecer los objetivos para toda la empresa y posteriormente para cada una de las unidades de trabajo subordinadas , este procesos se debe hacer tanto para largo como al corto plazo , los cuales se deben especificar los resultados esperados por la empresa.
  3. Desarrollo de premisas: En este paso de la planeación se trata de establecer, poner en circulación y obtener la aceptación de utilizar premisas decisivas de la planeación como pronósticos, políticas básicas aplicables y los planes ya existentes  de la compañía.
  4. Determinación de cursos alternativos: En este paso de la planeacion se busca y examinar cursos de acción alternativos, especialmente los que no son perceptibles a primera vista.
  5. Evaluación de cursos alternativos: Tras la búsqueda de cursos alternativos y el examen de sus ventajas y desventajas, el siguiente paso es evaluar las alternativas ponderándolas a la luz de las premisas y metas. En Casi toda situación se dispone de tantos cursos alternativos y son tantas las variables y limitaciones por considerar que la evaluación puede resultar un poco tediosa.
  6. Selección de un curso de acción: Este es el punto en el que se adopta el plan, el verdadero punto de toma de la decisión , ocasionalmente , el análisis y evaluación de cursos alternativos revelara que dos o mas son aconsejables , de que el administrador debe optar por varios cursos de acción en lugar de uno solo , el mejor.
  7. Formulación de planes derivados: Es raro que una vez tomada la decisión, planeación pueda darse por concluida, pues lo indicado es dar un paso adicional, para hacer un plan derivado en apoyo al plan básico.
  8. Traslado de planes a cifras por medio de las presupuestación: después de tomadas las decisiones y luego de establecer los planes, el último paso para dotarlos de significados es trasladar a cifras convirtiéndolos en presupuestos. Generalmente los presupuestos de una empresa representan la suma total de sus ingresos y egresos, con sus utilidades o superávit resultantes.


Coordinación de planes a corto y largo plazo: Frecuentemente se elaboran planes a corto plazo sin tener en cuenta los de largo plazo. Esto definitivamente es un grave error. Nunca se debería elaborarse un plan a corto plazo que no contribuya al cumplimiento del correspondiente plan a largo plazo.

Objetivos: los objetivos son los importantes fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. Hay diferentes tipos de objetivos los que son a largo o corto plazo, los que son generales o específicos. Así pues, el acento debe ponerse en que se trate de objetivos verificables o cuantificables.

Jerarquía de Objetivos: Los objetivos forman una jerarquía, que va desde el propósito general hasta los objetivos individuales específicos. El punto mas alto de la jerarquía es el propósito, el cual tiene dos dimensiones. Primero existe el propósito de la sociedad y segundo, existe la misión o propósito de la empresa.
 Los objetivos deben traducirse adicionalmente en objetivos por división, departamento y unidad hasta el nivel inferior de la organización.

Proceso de establecimiento de objetivos y jerarquía organizacional: los administradores de los diferentes niveles de jerarquía organizacional se ocupan de diferentes tipos de objetivos. Los administradores de más alto rango participan más directamente en la determinación del propósito, misión y objetivos generales de la empresa. Los Administradores de nivel intermedio participan en el establecimiento de los objetivos de áreas de resultados claves, divisiones y departamentos. El interés básico de los administradores de nivel inferior es el establecimiento de los objetivos de departamentos y unidades, así como los de sus subordinados. 

Conceptos evolutivos de la administración por objetivos:   La administración por objetivos se practica actualmente en el mundo entero. Sin embargo, a pesar de sus amplias aplicaciones, no siempre resulta claro que se entiende por APO. Hay muchos que la conciben como un instrumento de evaluación; otros la entienden como una técnica motivacional, y otros la consideran como un instrumento de planeacion y control.


Inicios de la APO: ninguna persona en particular puede designarse como originadora de un método que enfatiza los objetivos. El sentido común ha indicado a la gente desde hace siglos que grupos e individuos esperan obtener algunos resultados finales. Sin embargo ciertos individuos han hecho énfasis desde hace tiempo en la administración por objetivos, con lo que han acelerado el desarrollo de esta como proceso sistemático. 

Énfasis en la evaluación de desempeño: En un artículo publicado en 1957 en Harvard business review Douglas McGregor critico los programas de evaluación tradicionales centrados en criterios de rasgos de personalidad para la evaluación de subordinados. De acuerdo con el método tradicional, los administradores deben juzgar la valía personal de los subordinados. McGregor propuso en cambio un nuevo método de evaluación, basado en el concepto de administración por objetivos de Drucker. Específicamente, los subordinados asumen la responsabilidad de establecer sus propios objetivos a corto plazo, los cuales revisan después con sus superiores.

Inclusión de la planeación a largo plazo en el proceso de la APO: La atención de los programas de  APO que subrayan la evaluación de desempeño y la motivación tiende a centrase en objetivos a corto plazo. Desafortunadamente, esta orientación puede resultar en un comportamiento administrativo indeseable. Por ejemplo, Un gerente de producción interesado en reducir costos de mantenimiento puede incurrir en el descuido de los gastos necesarios para la conservación de la maquinaria en buen estado. Frente a esas deficiencias, en la actualidad muchas organizaciones incluyen en sus programas de APO la planeacion a largo plazo y estratégica. 


 Enfoque de sistemas de la APO: La administración por objetivos ha sufrido muchos cambios; se le ha empleado en evaluaciones de desempeño, como instrumento para la motivación de los individuos y, mas recientemente, en la planeación estratégica. Sin embargo, al proceso de la APO pueden integrarse otros subsistemas administrativos, entre los que están el diseño de estructuras organizacionales, la administración de portafolios de negocios, el desarrollo de la administración, el desarrollo profesional, los programas de compensaciones y la presupuestación.   

La Planeacion Tactica

La planeación constituye la primera función de la administración, antes de ejecutar cualquier función administrativa, el nivel superior debe fijar los objetivos y los medios necesarios para alcanzarlos. El nivel estratégico opera con incertidumbre debido a la exposición de fuerzas y variables ambientales, mientras que el nivel operacional requiere operar con base en la certeza y la programación. La incertidumbre provocada por las presiones e influencias ambientales debe ser asimilada por el nivel intermedio (Planeación Táctica).

v  Nivel Institucional = Planeación Estratégica
v  Nivel Intermedio = Planeación Táctica
v  Nivel Operacional = Planeacion Operacional

Concepto de la planeacion táctica: La planeación, funciona administrativa que determina con anticipación que se debe hacer y cuales objetivos se deben alcanzar, busca brindar condiciones racionales para que la empresa, sus departamentos o divisiones se organicen a partir de ciertas hipótesis respecto de la realidad actual y futura.  
Características de la planeacion táctica
La planeación táctica presenta las siguientes características:
1)      La planeación es un proceso permanente y continuo realizado en las empresas.
2)      La planeación siempre se orienta hacia el futuro y esta estrechamente ligada a la previsión.
3)      La planeación se preocupa por la racionalidad en la toma de decisiones.
4)      La planeación selecciona determinado curso de acción entre varias alternativas.
5)      La planeación es sistemática, pues considera que la empresa es el órgano (sea departamento, división, etc.) es una totalidad conformada por el sistema y los subsistemas, así como por las relaciones internas y externas.
6)      La planeación es iterativa.
7)      La planeación es una técnica de asignación de recursos estudiada y decidida con anticipación.
8)      La planeación es una técnica cíclica que permite mediciones y evaluaciones a medida que se ejecuta.
9)      La planeación es una función administrativa que interactúa dinámicamente con las demás.
10)  La planeación es una técnica de coordinación.
11)  La planeación es una técnica de cambio e innovación.

La planeacion táctica es el conjunto de la toma deliberada y sistemática de decisiones que incluyen propósitos más limitados, plazos más cortos, áreas menos amplias y niveles inferiores de la jerarquía de la organización. La distinción entre la planeación estratégica y táctica debe hacerse siempre en términos relativos porque, en términos absolutos, ambos ocupan los dos extremos de un continuo de posibilidades. Las diferencias más importantes en la planeación táctica son:
·         Nivel de decisiones
·         Dimensión temporal
·         Amplitud de efectos
La planeación produce resultado inmediato: el plan. Todos los planes tiene un propósito común: previsión, programación y coordinación de una secuencia lógica de eventos que deberán conducir al cumplimiento del objetivo que los dirige.

Proceso decisorio: la toma de decisiones es el núcleo de la responsabilidad administrativa. Decidir es optar o seleccionar, entre varias alternativas de cursos de acción, aquel que parezca más adecuado.
Elementos del proceso decisorio:
 En toda decisión existen, como mínimo, seis elementos:
v  Quien toma la decisión.: individuo o grupo de individuos.
v  Objetivos: propósitos que pretende alcanzar.
v  Sistema de valores: criterios de preferencia empleados a elegir.
v  Cursos de acción: diferentes secuencias de acción.
v  Estados de la naturaleza: aspectos del ambiente.
v  Consecuencias: representan los efectos resultantes.

Nivel de decisión:
Existen tres áreas de decisión en la empresa:
v  Decisiones estratégicas
v  Decisiones administrativas
v  Decisiones operacionales
Fases de los procesos decisorios:
La decisión incluye un proceso, es decir, una secuencia de pasos o fases. El proceso decisorio puede describirse en cuatro fases esenciales:
v  Definición y diagnostico.
v  Búsqueda de soluciones alternativas más promisorias.
v  Análisis y comparación de estas alternativas de solución.
v  Selección y elección de la mejor alternativa como plan de acción.

Racionalidad Del Proceso Decisorio:
Quien toma las decisiones elige una alternativa entre varias: si escoge los medios apropiados para alcanzar determinado objetivo, la decisión se considera racional. No existen decisiones perfectas, pues quien toma las decisiones requiere (para proceder de manera racional) escoger entre diversas alternativas que se diferencian por sus consecuencias futuras. El proceso decisorio en la empresa se caracteriza por los siguientes aspectos:
v  Quien toma decisiones evita la incertidumbre y sigue las reglas estandarizadas  para tomar decisiones.
v  Quien toma decisiones procura mantener las reglas establecidas por la empresa.
v  Cuando el ambiente cambia y surgen nuevas estadísticas en el proceso decisorio.

Condiciones de decisión:
 Las decisiones pueden tomarse dentro de tres condiciones:
v  Incertidumbre
v  Riesgo
v  Certeza

Implementación de los planes tácticos: los planes tácticos representan un intento de la empresa para integrar el proceso decisorio  y alinearlo a la estrategia para orientar el nivel operacional en sus  tareas y actividades con el fin de alcanzar los objetivos empresariales propuestos. Para conseguir, esta integración de esfuerzos e identificación con la estrategia empresarial, los planes tácticos deben complementarse con la política de la empresa. La política es una guía genérica que delimita la acción y establece líneas de orientación.

Clases de política:
En cuanto al nivel en que funciona, la política puede ser:
v  Global de la empresa.
v  Política administrativa
v  Eolítica operacional

La planeación Operacional

La planeación operacional de preocupa por el “que hacer” y por el “como hacemos”. La planeacion organizacional se orienta hacia la optimización y maximización de los resultados, desarrolla planes y procedimientos detallados y proporciona  medios y condiciones que optimicen y maximicen los resultados.
En la planeacion operacional encontramos cuatro clases diferentes de planeacion:
Planes relacionados con métodos, denominados procedimiento
Planes relacionado con dinero, denominado presupuesto
Planes relacionados con tiempo, denominado programas o programación
Planes relacionados con comportamiento, denominado reglamento.

A continuación veremos más detalladamente estas cuatro diferentes clases:
Procedimiento: constituyen la secuencia de pasos o etapas que se deben seguir con  rigurosidad para ejecutar los planes, guías de acción y son más específicos que las políticas, tratando de evitar la confusión por medio de la dirección denominados métodos de procesos.
Dentro del procedimiento se encuentran tres clases de ellos:
Flujograma vertical refleja secuencia de una rutina mediante filas que representan las diversas tareas o actividades necesarias para ejecutar dicha rutina y columnas que representan los símbolos de las tareas u operaciones. Este flujograma ayuda en el entrenamiento del personal, fija las secuencias de las operaciones y racionaliza una tarea.
Flujograma horizontal utiliza los mismos símbolos que el vertical y hace énfasis en los órganos o las personas involucradas, ayuda a tener una idea de la participación existente y facilita los trabajos de coordinación e integración.
Flujograma de bloque se basa en una secuencia de bloques encadenados entre si lo cual cada uno tiene su significado. Presenta dos ventajas utiliza una simbología mas amplia y variada y no se restringe a filas y columnas.

Presupuesto: son los planes relacionados con dinero manejado en determinado periodo. Estos planes llevan generalmente valores financieros y flujo de caja. La cual estos valores representa la planeacion financiera de la empresa definida y elaborada con dimensiones y efectos mas amplios que los presupuestos. Y los flujos son los encargados de los gastos, beneficios y mantenimiento de la empresa. Y estos constituyen ejemplos de presupuesto a nivel operacional.

Programas: estos planes están relacionados con el tiempo la cual correlaciona dos variables tiempo y actividades. Los métodos de programación pueden variar utilizando técnicas de procesos de datos por computador que analizan y procesan diferentes falencias. Entre los diferentes programas podemos encontrar tres clases cronograma, diagrama de Gantt y PERT.
Cronograma es el programa mas sencillo la cual es una grafica de doble entrada en las que las filas configuran las tareas o actividades y las columnas definen los periodos.
Diagrama de Gantt este es un tipo de cronograma bastante sencillo cuyas columnas marcan el tiempo en semana o meses.
PERT (program evaluation review technique) este otro modelo de planeacion operacional utilizado en actividades de producción y proyectos de investigación y desarrollo. Donde lleva cinco elementos principales: Red, Asignación de Recursos, Consideraciones de Tiempo y Costo, Red de Rutas y Ruta Critica. Permite llevar también un esquema de control y evaluación de los programas y proyectos.

Reglamentos: constituye planes relacionados con el comportamiento exigido a las personas. Establece el comportamiento de las personas en determinadas situaciones y destaca lo que las persona deben hacer o no. Se diferencia de las políticas por que bastante específicos y buscan sustituir el proceso decisorio individual de las personas en determinadas situaciones previstas de ante mano.

La Planeacion Estrategica

La planeacion realizada en el nivel institucional de una empresa lleva el nombre de planeacion estratégica. Es el estar al tanto de las amenazas del entorno y las oportunidades disponibles para la empresa y desarrollar un plan de contingencia para poder contrarrestar las dificultades que pueden provocar la competencia. La planeación estratégica basa sus decisiones en los juicios y no en los datos.

La planeacion estratégica presenta las siguientes características:  
  • Esta proyectada a largo plazo, por lo menos en términos de sus efectos u consecuencias.
  • Esta orientada hacia las relaciones entre la empresa y su ambiente de tarea y en consecuencia, esta sujeta a la incertidumbre de los acontecimientos ambientales.
  • Incluye la empresa como totalidad y abarca todos sus recursos para obtener el efecto sinérgico de la capacidad y potencialidad de la empresa.

La planeación estratégica es la toma deliberada y sistemática de decisiones que incluyen propósitos que afectan o deberían afectar toda la empresa durante lagos periodos. Mientras que la planeación empresarial se trata de lo que la empresa debe hacer para conseguir los objetivos empresariales, la planeacion estratégica trata de especificar como lograr esos objetivos.

La planeación estratégica cumple seis etapas:
  • Determinación de los objetivos empresariales.
  • Análisis ambiental externo.
  • Análisis organizacional interno
  • Formulación de las alternativas estratégicas y elección de la estratégica empresarial.
  • Elaboración de la planeación estratégica.
  • Implementación mediante planes tácticos y operacionales.

En toda la empresa existe la jerarquización de los objetivos, cada objetivo se fija teniendo en cuenta una disposición de los objetivos más simples y tomando en cuenta la referencia de los objetivos mas amplios de la organización para evitar la difusión  de esfuerzos o pérdida de la unidad organizacional de la empresa.

La administración por objetivos es un enfoque apoyado en los resultados y objetivos que debían alcanzarse. Una empresa define en conjunto las metas comunes, especifican las áreas de responsabilidad de cada posición frente a los resultados esperados de cada uno y utilizan esas medidas como guías para mejorar para mejorar la operación y la verificación de la contribución de cada uno de sus miembros.

Mediante al análisis ambiental la empresa busca conocer su ambiente externo y diagnosticar que ocurre en el. Para que la empresa pueda operar con eficiencia y eficacia para seguir siendo competitivo con respecto al mercado; es necesario que se conozco el ambiente externo que la rodea: sus necesidades, oportunidades, recursos disponibles , dificultades y restricciones , amenazas , coacciones y contingencia de la que no puede huir ni escapar, dado que el ambiente cambia continuamente.

El análisis ambiental se debe enfocar especialmente aspectos del ambiente de tarea de la empresa.
Consumidores o usuarios de los productos o servicios de la empresa. Proveedores de recurso. Competidores, pueden disputar clientes, consumidores o usuarios, como en el caso de empresas que generan los mismos productos o servicios. Agencias reguladoras, como entidades gubernamentales. 

El análisis organizacional se refiere al estudio de las condiciones internas de la empresa correspondiente al proceso que permite examinar de forma adecuada el conjunto de los recursos financieros y contables. Cuenta los siguientes aspectos importantes de la empresa:
  • La misión y la visión organizacionales
  • Los recursos empresariales disponibles
  • La estructura organizacional y sus características.
  • La tecnología o empleada en la empresa.
  • Las personas, sus habilidades y talentos.

La formulación estratégica es una herramienta que ayuda a definir o replantear las opciones estratégicas relacionadas con la acción futura de la empresa. Estrategia defensiva, estrategia ofensiva, estratégica analítica, estrategia reactiva.
La planeación estratégica es la manera de poner en practica la estrategia empresarial, la  cual se orienta hacia el ¿como hacer? La planeación estratégica debe tener en cuenta todos los factores que de manera integrada, deben construir el comportamiento de la empresa. Este conjunto de factores se conoce como las seis eses a saber:

Staff: el equipo, las personas que conforman la organización.
Style: comportamiento de los administradores y empleados.
Skills: calificación, aquello que la empresa sabe y la manera como actúa, las habilidades y conocimientos de las personas.
System: los sistemas, estándares de comunicación de la organización entre la organización y su ambiente, búsqueda de sinergia e integración.
Structure: Estructura organizacional, plano organizacional de la empresa.
Shared Values: valores compartidos por las personas.